Giấy xác định tình trạng hôn nhân là giấy tờ xác định tình trạng của một cá nhân đã kết hôn hay chưa kết hôn hoặc đã ly hôn, vợ hoặc chồng đã chết, là một trong những giấy tờ quan trọng trong nhiều thủ tục pháp lý không thể không có (như là đăng kí kết hôn, mua bán đất đai, đi lao động nước ngoài…), là văn bản do Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, nơi người yêu cầu thường trú cấp. Mặc dù biết được vai trò quan trọng của giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nhưng không phải ai cũng biết điều kiện và thủ tục cấp như thế nào?
Thứ nhất: Điều kiện cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Chủ thể muốn xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Ngoài ra trường hợp xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để nhằm mục đích kết hôn thì cần đáp ứng những điều kiện sau:
– Một bên phải không cùng thường trú trên cùng một địa phương (tức là nếu làm thủ tục đăng kí kết hôn mà cả bạn nam và bạn nữ có hộ khẩu thường trú trên cùng một địa phương thì không cần phải xin Giấy xác nhân tình trạng hôn nhân)
– Không thuộc trường hợp bị cấm kết hôn theo quy định của pháp luật.
Thứ hai: Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Căn cứ Điều 21 nghị định 123/2015 NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch quy định như sau:
Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho cá nhân yêu cầu thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của công dân. Trong trường hợp người yêu cầu không có nơi đăng kí thường trú nhưng có nơi đăng kí tạm trú thì do Ủy ban nhân dân người đó có nơi đăng kí tạm trú có thẩm quyền cấp.
Như vậy thì thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân không chỉ Ủy ban nhân nơi đăng kí thường trú mới có thẩm quyền mà trong trường hợp không có nơi thường trú thì nơi tạm trú cũng có thẩm quyền.
Ngoài ra thẩm quyền trên còn có thể cấp cho công dân nước ngoài và người không có quốc tịch cư trú trên lãnh thổ Việt Nam khi họ có yêu cầu.
Thứ ba: Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Khi lên làm thủ tục người yêu cầu cần mang theo giấy tờ sau:
+ Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác có thay thế;
+ Sổ hộ khẩu gia đình;
+ Giấy khai tử, bản án ly hôn, Quyết định mất tích của tòa án (trường hợp một trong hai người đã chết, vợ chồng đã ly hôn, một trong hai người bị mất tích…)
Căn cứ Điều 22 nghị định 123/2015 NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch quy định như sau:
– Khi công dân có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân họ phải nộp tờ khai theo mẫu quy định. Tờ khâu này công dân có thể xin ở Ủy ban nhân dân cấp xã (Bộ phận tư pháp hộ tịch) hoặc có thể tự in ra theo mẫu quy định rồi mang lên Ủy ban nhân dân cấp xã xác xin nhận. Nếu mục đích xin xác nhận nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn mới được xác nhận.
– Trường hợp vợ hoặc chồng đã chết hoặc hai vợ chồng đã ly hôn, một trong hai người mất tích… mà muốn xác nhận tình trạng hôn nhân thì phải chứng minh xuất trình giấy tờ hợp lệ (như là Bản án ly hôn, giấy khai tử, quyết định tuyên bố mất tích của Tòa án…) nộp lại bản sao cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Bên cạnh đó nếu công dân yêu cầu có nhiều nơi đăng kí thường trú thì họ có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của họ (Tức là người yêu cầu có trách nhiệm đi xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ở những nơi trước đây đã đăng kí thường trú, sau đó cung cấp cho nơi đăng kí thường trú hiện tại). Tuy nhiên nếu bản thân họ không tự chứng minh được thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sau khi được công chức Tư pháp – Hộ tịch báo cáo sẽ gửi văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu đã từng đăng kí thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của công dân yêu cầu.
– Nếu người yêu cầu muốn xin cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân vì lý do để sử dụng vào mục đích khác hoặc do đã hết hạn thì người yêu cầu phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã cấp trước đó.
+) Thời gian giải quyết:
– Kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ thì trong vòng 03 ngày làm việc công chức Tư pháp – Hộ tịch phải kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân của người yêu cầu. Công chức Tư pháp – hộ tịch sẽ trình chủ tịch Ủy ban nhân dân ký cấp một bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân có yêu cầu nếu họ đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải nghi rõ mục đích yêu cầu cũng như đúng tình trạng hôn nhân của người yêu cầu nhằm mục đích để cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định chủ thể có đủ điều kiện làm thủ tục hành chính.
– Trường hợp người yêu cầu cư trú tại nhiều địa phương mà cần xác nhận thì trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu của của chủ tịch Ủy ban nhân dân xã nơi người yêu cầu đang thường trú thì Ủy ban nhân dân xã được yêu cầu phải tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về tình trạng hôn nhân của công dân yêu cầu.
– Khi nhận được văn bản trả lời thì ngay trong ngày nhận được văn bản (Trừ trường hợp hết ngày làm việc hoặc ngày nghỉ) nếu đủ điều kiện thì Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công nhân có yêu cầu theo mục đích yêu cầu của họ.
6. Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định tại Điều 23 của Nghị định này, thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó.
Thứ tư: Giá trị sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Căn cứ Điều 23 nghị định 123/2015 NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch quy định như sau:
– Có giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày cấp. Như vậy nếu trong vòng sáu tháng sau khi được cấp mà người có yêu cầu không sử dụng đến thì giấy này sẽ mặc nhiên bị mất hiệu lực, không có giá trị sử dụng. Do đó nếu muốn sử dụng thì phải nộp lại giấy đã mất giá trị và xin cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới.
– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có giá trị với mục đích ghi trong Giấy không được sử dụng vào mục đích khác ghi trong giấy. Nếu sử dụng với mục khác với nội dung ghi trong giấy thì sẽ bị vô hiệu.
– Được sử dụng vào mục đích kết hôn có thể là kết hôn trong nước hoặc ngoài nước. Bên cạnh đó còn được sử dụng vào mục đích khác theo quy định của pháp luật.
